我覺得看一個團隊如何「開會」、如何「不開會」就可以對一個團隊的未來略知一二。

要先知道甚麼叫做有效的會議，要先知道：什麼叫作糟糕的會議呢？

• 如果會議只是流於形式，大家根本沒討論如何解決問題，那就是「會而不議」
• 如果討論了，卻沒有壓下明確結論而導致團隊工作停止，那就是「議而不決」
• 決定了，卻根本沒在明確行動方案，責任劃分不明確，一切都只是空談，那就是「決而不行」
• 如果會議後大家有行動，付出時間和精力後卻沒有對應的產出，那就是「行而不果」，不過這個也遠比前三個好多了，到了這關會議就至少及格了。

要開一場有效的會議，開會前的準備和資訊同步，還有開會後的執行和後續追蹤，每件事情都一樣重要。

無效會議不僅浪費時間，還會消耗大家都耐心，特別是團隊會議的主持人，基本上就是團隊文化的打造者，你想要有優秀的團隊，只是要先從讓會議有效開始。

我想許多年輕人在公司最討厭的事情之一，是參與了一個會議，結果開會的結論是：「下次再說」

我覺得大部分的解法是決定「不要開會」。開會的目的有很多種，但是大方向來說我相信：

一、開會時間越短，人越少越好（可能除了討論員工旅遊除外），超過5人的討論會議會明顯下降，浪費大家時間。
二、如果傳訊息或是一封電子郵件可以解決的事情，那就絕對不要開會。

無會議 No Meeting Day

我推薦企業可以採用無會議日，讓大家專心工作，如Asana的No meeting Wednesday ，在沒有干擾可以專注的情況下，可以讓夥伴更容易進入高效率的「心流」狀態，因為不開會讓大家專心工作其實有蠻多好處的：

從團隊整體效率時間而言

每一次同步會議都在佔用所有人的時間，包含事前準備、會議等待、會後追蹤，如果會議有結論又有後續效益及沒話說，更慘的是開了一個沒意義的會，消磨掉大家都耐心。

從執行的角度而言

選擇開會的時間越長，執行的時間就越短，通常重要的事情都需要一些時間執行才能討論，大家空想是沒意義的。

我自己在帶團隊，會希望非主管的執行人員做事情跟開會的時間至少要是十倍以上，我曾看過有些小公司工時跟開會時間一樣多，這基本上很沒效率，如果都在開會，是要怎麼做事情！

如果你的團隊需要例行性會議才能推進事項，那本身是你的組織工作模式或用人有問題（兼職團隊是特例，這邊我講全職狀況）

控制每一個議題的時間不要太長

如果一個議題需要花超過20分鐘的狀況，確保大家先準備好了會議先備知識，要是你真的評估要很久，那就是議題太大了，把他拆解成幾個小議題來討論。

如果你的會議需要開超過兩小時，那或許大家根本不該開會，而是廣泛蒐集資料先讓大家了解，並且先諮詢與會者意見，而不是大家乾瞪眼，在現場沉默螺旋。如果一場會議最後會沒有結論，通常代表議程沒有被設計過、沒有先諮詢大家意見、或是沒有先讓大家清楚了解團隊與組織目標，真的可以重大到讓團隊產生分歧的話，那也遠不是會議可以解決的事情了。

​會議的兩個殺手敵人：無意義發散、沉默螺旋。

無意義發散

想像一下你現在正在開車，車上沒油了，你請副駕駛協助導航看加油站在哪裡，副駕駛諮詢大家行程意見時，沒想到大家一路上七嘴八舌，有人抗議昨天晚餐太貴不符合預算，有人抗議車上有人睡覺打呼太大聲，有人說想要明天跑去看櫻花，但沒人在討論下一站要去哪裡，一點意義都沒有。

開車的那個人是會議主持人，要控制這台車還在穩定行駛，繞路沒關係，停下來加油沒關係，如果開長途夜車有需要就去保養沒關係，但不能沒人看路，不能沒人操控方向盤！不然大家就等著一起翻車。

對，這些議題可能都很重要，但你們必須一件事情一件事情解決，而且要分輕重緩急，不可能所有事情同時討論。聽所有人的建議也真的很重要，不過建議拿一個獨立發表意見的時間，每個人都說一句話，最後會講不完。

這就是許多高效率工作者的惡夢：天啊，要是大家開會都想到一句說一句，那不就沒完沒了？

我蠻喜歡覺得經營企業有時候很像開車，只是開車比較有急迫感，很多企業連儀表板都沒有，或者是連剎車根由們都不確定在哪裡，當然，這應該也是另一個大議題了。

沉默螺旋

這有點像是無意義發散的相反，大家都不分享意見，當今天在大家需要發想或是提出具體解決辦法的環節時，大家卻面面相覷，不是低頭划手機，就是低頭思故鄉，沒有人要提出自己的想法。

當你問：「有沒有問題？」，大家卻沉默不語時，你可以換個說法：沒有問題的人請舉手，要大家明確作一個動作，要是有人不配合，你就可以請他協助發表意見，或甚至在會議中善用匿名發言（如紙條、表單傳送等）的方式鼓勵大家的不同意見。

為甚麼會這樣發生呢？大家真的沒有任何想法的機率幾乎不可能，大部分情況下是大家害怕被批評、被否定，可能主管過去太有權威，或是這場會議沒有營造出讓大家自由發言的環境，你要讓大家有點舒適感，不至於到暢所欲言，但至少要讓大家有能力講出反面意見避免一言堂。

那如何開一場有效率的會？

因為會議類型有很多種，例行性會議會很看不同團隊的組織文化而定，我這邊特別拿目的明確的非例行性會議來討論。原則上，要是一場會議目的不明確，那其實也沒有任何開會議的必要。

事前準備：設定方向，確保子彈上膛。

1. 決定方向：先設定好會議的目的，這場會議希望要產出什麼樣的結果？
2. 精準邀請：判斷這場會議的目的若要成功，需要邀請那些利害關係人？
3. 事前閱讀：這些利害關係人要參與決策和討論，需要先閱讀那些資料？
4. 流程設計：這場會議若要順利進行，需要依循什麼樣的討論流程？這裡應該要特別事前準備好，避免過多開放性的問題讓大家陷入沉默螺旋，或是過度發散。
5. 紀錄設計；事先設計好會議紀錄的格式，並且分配好會議中的角色，如誰主持會議，誰是否要準備甚麼議題先報告，大家預期要扮演的角色是甚麼？
6. 會前同步：對應以上的問題，進行會議邀請與事前資料整理，並確保大家先看過會前資料，並了解會議的目的。

會議過程：推進進度，控管時間

1. Check in：如果大家很久沒見面，為了快速進入狀況，可以視情況進行Check in，設計問題讓大家交流近況，或是
2. 即時記錄：重要的意見需要記錄下來讓之後的人可以參考，所有行動方案要立刻寫下成為會後行動。要是之後回顧沒有任何重點就不好了，這裡寫得很散亂也沒關係，有寫一定比沒有寫還好，而且現在ai工具都很方便可以直接整理。
3. 氛圍營造：主持人要營造正向的氛圍，鼓勵大家全員參與
4. 主動控制：當今天會議遇到沉默螺旋或是無意義發散時，主持人要有意識地結束話題，或是有辦法引導這個議題走向下一步結論。

會議後

1. 會議記錄與結果明確發送給所有人，或是放在大家都習慣唾手可得的地方，讓大家隨時可以回去更新建議，如果是企業組織，建議有公開透明的地方存放大家的會議紀錄資料庫
2. 建立後續追蹤機制，確保會議中的「決」真正轉化為「行」，並最終「有果」。如果沒有行動，那會議依然是白開了。不同權責單位都建議要有人記錄起所有會後行動定期追蹤。